기부받는 단체나 담당자에 따라 매번 다르게 기부안내와 실천이 달라진다면 건강한 현물기부문화를 확산하기 어렵다. 일관되고 어느 기관이나 사용할 수 있는 [현물기부 수령 및 배분절차]에 대한 실무 매뉴얼이나 지침이 있다면 현장에서 겪고 있는 어려움은 줄어들고 기부자와의 소통이 편안해 질 수 있을 것이다. [현물기부 수령 및 배분절차]의 전반적인 흐름 이해를 통해 각 지점에서 갖추어야 할 요소를 확인하고 기관내에서 현물기부 처리시 빠진 항목이 없는지 점검해 보자.

계획

필요자원에 대한 계획을 세우고, 정기적으로 기부받을 수 있는 자원을 기록하자. 필요자원에 대한 계획이 내부적으로 수립이 되어 있다면 보다 체계적인 자원의 수용과 배분이 이루어질 수 있다. 각 부서별 혹은 팀별로 필요자원을 확인하여 공유하여 중복되거나 대체될 수 있는 자원의 활용을 협의하는 것이 좋다.

• 필요 자원리스트 기반
• 정기성 자원리스트 기반
• 배분 및 물품사용(바자회 등) 계획 수립

문의 • 응대

물품을 기부하고자 하는 기부자에게 확인하고, 안내해야 할 사항들은 체크리스트로 만들어 상담 시 꼼꼼히 확인한다면 불필요한 오해를 줄일 수 있으며, 자발적인 기부의사 결정에 도움을 줄 수 있다.

• 확인사항: 기부자(처)유형/물품(종류,양,부피,유통기한 등)/물품사용계획 및 의향확인/수령방식
• 안내사항: 물품기부수령과 관련된 절차/기부물품 환산가(후원물품 현금가 환산표)/증빙서류/ 배송비부담여부/기탁서/기부영수증발급
• 기부관련기관의 안내

현물수령

수령시, 물품확인 절차는 매우 중요하다. 물품상태와 수량을 확인하고, 특히 이월품이나 중고품일 경우 오염상태나 훼손 여부를 기부자와 함께 확인해야 한다.

• 물품검수(물품상태와 수량 확인, 특히 이월품이나 중고품일 경우 훼손이나 오염확인)
• 인수증 발급

보관 • 분류

운반하기 쉬운 박스로 정리하고 겉표면에 품목별로 입고일자, 유통기한, 사용용도나 기부자가 지정한 사업명을 기재하고 분류한다. 또한 기부자가 요청하는 경우 상표제거 또는 특정표시 및 포장과 같은 작업을 할 수 있다. 재고 현물 리스트는 정기적으로 작성한다.

• 품목별 정리
• 품목, 입고날짜, 유통기한, 사용현황, 재고사항, 사용처 지정기부여부 등 기재
• 상표제거 등 기부자 요청에 따른 작업 이행
• 재고 현물 리스트 정기적 작성

배분

내부적으로 계획한 기준에 의해 배분하고 특별한 경우 배분회의를 통해 실행한다. 배분대상자나 기관에게 받을 인수확인 서류를 점검한다. 바자회 사업의 경우, 가격산정과 잔여물품 처리에 대해 함께 논의한다.

• 배분기준 이나 계획 혹은 배분회의를 통해 실행
• 바자회 사업 운영
• 배분 후 수령자(처)에 대한 사진, 인수증 등 증빙기록

결과보고

매번 후원물품 배분(결과)보고를 하는 것은 아니나, 지원기관의 요구나 기부자(처)에 대한 감사인사와 함께 배분(사용)과정과 결과보고가 필요하다.

• 지원기관이 요청하는 절차에 맞게
• 기부자(처)의 경우 전화, 문자 혹은 서면으로 기관에서 정한 기준에 따라

법정신고 발급•기록

국가나 지자체에서 요구하는 보고와 신고는 철저하게 지키고, [현물기부 수령 및 배분절차]에 대한 내부 기록을 수행한다.

• 자체 혹은 주무관청에서 요구하는 프로그램에 등록
• 기부(후원)물품 관리대장
• 폐기관리대장
• 기부금 영수증 발급
• 국세청 연말정산 신고 (1월)
• 후원금 수입 명세 및 사용결과보고 제출 (3월)
• 국세청에 기부금품 보고 (6월)

참고자료
– 사회복지재무·회계 기본공통과정 후원금 관리, 2019, 서울특별시사회복지협의회
– 서울시 푸드뱅크·마켓 업무 매뉴얼, 2020, 서울특별시사회복지협의회
– 알기쉬운 공익법인회계기준 매뉴얼, 2018, 한국공인회계사
– 한 눈에 보이는 현물기부 가이드, 2019, 한국장애인복지시설협회
– 현물기부 이슈와 해결방안 모색, 2019, 아름다운 재단
– 현물모금의 실태분석 및 개선방안 연구, 2016, 사회복지공동모금회