Managing the Grant Project (p.49 – p.67)

기금을 받은 단체에서 기금을 받은 이후 무엇을 해야하는지 설명하는데, 기금을 받는다는 것은 여러 책임을 갖게 된다는 것도 의미함. 이 장에서는 기금을 받고 나서부터 마무리지을 때까지 전 과정을 간략하게 설명합니다.

ð 기금을 받았다! 첫번째는 기쁨을 추며, 즐거워하세요 J 그리고 기부자에게 연락해 감사를 표하고,단체 내부에 있는 관계자들과 소식을 공유하고요.

ð 각자 역할을 정의합니다 : 단체의 크기와 구조에 따라, 기금 관리에 관한 책임에 여러 사람 또는 팀이 연관될 수 있습니다. (Grand Solicitor , Grant Manager, Finance, Program staff, Public Relations/Communications이 있으며 조직에 따라 각 역할을 맡는 사람이 동일할 수도 있습니다.

ð 기금에 대한 정보를 잘 정리하고, 공식화해서 관련자들과 공유합니다. 기금을 잘 관리할 수 있도록 기금에 대한 정보를 데이터로 정리합니다.

ð 기금이나 현물을 받은 것에 대해 인증합니다. 웹사이트나 출력물 등에 어떻게 표시할지 등 기부처와 확인하는 게 좋습니다.

ð 중간보고, 결과보고 등 다음 단계에 대해 일정을 점검합니다. 너무 이른 것같지만, 기한을 지키는것은 매우 중요한 일이므로 빠르게 정리하는 게 좋습니다.

ð 기금을 받은 것에 대해 공식적으로 알립니다.

ð 기금을 모니터링 합니다. 기금과 관련된 프로젝트에서 기금을 잘 사용하고 있는지 기금과 관련된 물품들이 잘 관리되고 있는지를 점검합니다. 또 기금과 관련된 활동이나 행사에 기부자를 초대합니다. 기금이 기부자의 기대에 맞게 잘 사용되고 있는지 잘 확인하는 게 중요합니다. 만약 처음 제안했던 내용과 다른 변화가 생겼다면, 기부자에게 이를 알리고, 수정하여 진행해도 되는지 허락을 구합니다.

ð 평가 : 기금이 효과적으로 쓰여졌는지 확인할 수 있는 평가를 진행합니다. 이를 위해서는 먼저 기금을 받자마자 평가해야 할 항목을 확인할 수 있는 시스템을 마련하는 게 좋습니다. 그리고 프로젝트 담당자에게 평가가 잘 진행되고 있는지 계속해서 체크합니다.

ð 결과보고 준비 마지막 결과보고를 할 때까지 프로젝트는 끝난 게 아닙니다. 이 결과보고는 모든 역할들의 협력의 과정에서 도출되는 것으로 기금과 관련된 이해관계자와 소통을 긴밀하게 하고, 프로그램 담당자를 통해 필요한 정보를 수집합니다. 보고서는 잘 쓰는 것도 중요합니다. 그러니 잘 쓰세요.

ð 기금 갱신 : 보고를 하는 동시에 새로운 프로젝트에 대한 기금을 신청하거나 기금을 갱신할 수 있으니 이런 준비를 갖추는 게 필요하겠죠. 경우에 따라, 결과보고를 다 하고 나서 기금을 신청해야할 수 도 있으니 체크하고요.

ð 필수 자료들을 보관기간이 정해져있을 수 있습니다. 잘 확인하고, 기금과 관련된 문서들을 잘 기록, 보관하세요.